Au cours des sept dernières années, j’ai eu l’occasion de travailler avec des dizaines de courtiers d’assurance à travers le Canada. Une des questions que l’on me pose le plus souvent, peu importe l’endroit où je me trouve (la province) et quel que soit le système de gestion de courtage utilisé, est la suivante : « Pouvez-vous nous aider à élaborer un plan de travail standard? »

La réponse est oui… la plupart du temps.

Les plans de travail standards sont des plus utiles et les divers avantages qu’ils procurent sont extraordinaires.

• Ils nous fournissent un codage normalisé, ce qui permet la production de rapports qui ont vraiment du sens, c.-à-d. des rapports que la direction peut réellement utiliser et en lesquels elle peut avoir confiance.
• Ce sont de bons outils de formation. Lorsque de nouveaux employés arrivent, par exemple, les plans de travail leur permettent de partir du bon pied!
• Ils se prêtent bien à la transparence et à la transférabilité. Si quelqu’un est absent de son bureau lorsqu’un client appelle, nous savons au moins où trouver l’information.

Ils DEVRAIENT ressembler à ceci:

Mais ils ressemblent souvent à cela:

La plus grande difficulté réside dans le fait que les plans de travail standards sont TRÈS difficiles à établir, notamment dans le secteur canadien actuel des assurances multirisques. Pourquoi? Parce qu’il y a trop de choix, trop d’options, bref TROP DE VARIÉTÉ!

 La variété commence dès qu’on est en présence d’un choix. Or, la variété nuit à la marche du travail.

 Et la variété est grande dans notre secteur :

1. Les technologies sont multiples (systèmes de gestion de courtage, systèmes d’enregistrement vocal, systèmes de gestion des polices, outils d’évaluation, versions d’Outlook, etc.), ce qui pose des difficultés d’intégration.
2. Il y a une multitude de contrats de compagnies d’assurance.
3. Les gammes de produits sont multiples.
4. Il y a un très grand nombre d’options et d’avenants, CHACUN assorti de ses propres critères de souscription, primes et conditions.
5. Les portails de société d’assurance se multiplient.
6. Les méthodes de communication (téléphone, courrier électronique, portail et télécopieur) pullulent.

Mais comment élaborer un plan de travail standard quand on ne dispose de rien de standard pour commencer? Je vous invite à lire prochainement mon prochain article : Rétablir la bonne marche du travail!

Chez Solutions Gradient, au cours des dix dernières années, nous avons travaillé avec plus de 100 courtiers, grossistes et assureurs. Appelez-nous dès aujourd’hui pour voir comment notre expérience peut être bénéfique à votre entreprise!